中国企业出海系列——业务管理思考之项目复盘

    我们大多数企业缺少海外业务经验,不同国家的业务复杂多变,情况各异,我们不能一直摸着石头过河,也不能每年都当作“元年”,要快速积累我们自己的经验方法,就要不断总结复盘,总结自己的成败,向过去学习,即大卫.库伯(David Kolb)提出的“经验学习”。
    我们人类学习的途径和方式有多种,从来源上,包括从自己的过往学习和向他人学习,而从自己学习的一个有效方法就是复盘,当然是客观的复盘,不能以偏概全,也不能主观武断,更不能井底之蛙,盲目自信。向他人学习,除了看书、树立标杆,也有个方法,是参与别人的复盘,或者叫经验分享。
复盘的原则
    “复盘”原是围棋术语,本意是对弈者下完一盘棋之后,重新在棋盘上把对弈过程摆一遍,看看哪些地方下得好,哪些下得不好,哪些地方可以有不同甚至是更好的下法等,这个把对弈过程还原并且进行研讨、分析的过程,就是复盘。基于此,复盘要抓住以下几个原则:
(1)真实还原过程(回顾过程):不能主观筛选信息,也不能主观曲解,需要客观的真实还原过程。
(2)找到真实原因(分析原因):对照目标和差距,找到真实的原因,不能避重就轻,也不能只谈成绩。
(3)目的在于学习(提升改进):从过去的经验中总结得失,提升能力和方法,不是为了追责或推卸责任。
    另外,复盘不是总结,总结是对既往的梳理,虽然也有分析和提炼,但是重在回顾,所以我们年终的报告有总结和规划,这是两个部分。但是复盘聚焦在接下来如何提升,以后类似情况怎么办会更好,是以学习为导向。
项目复盘的要素
    一个典型的项目复盘涉及几个要素,谁来复盘,谁来参加,复盘什么内容,复盘后的跟踪等几个方面。
(1)谁来复盘
    我作为国代的时候经常做项目复盘,由于我直接参与项目,复盘的会很深入,运作过程中的不足,销售的责任也会剖析的很透彻;当我做后台管理人员的时候,项目参与不深入,也没有直接汇报关系,以职能管理的身份组织过一些复盘,效果就千差万别,原因既有项目信息不全,也有销售的不重视,资料随便写写,过程大概讲讲,不痛不痒,效果一般。
    谁来复盘,原则就是直接上级复盘,可以是国代,可以是公司分管海外业务的领导。
(2)谁来参加
    一个项目涉及的职责很多,原则上所有涉及到的环节都需要参加复盘,包括销售、售前、商务(助理)、BPM(报价)、产品经理、产品运营(物料计划)、交付评审、服务等等。当然,如果是国代组织复盘,更多只能组织前端岗位,比如销售、售前、商务,很难有效组织后台那么多职能部门参会,国代的复盘主要聚焦在销售端的分析;如果是公司分管领导参与的复盘,就需要包括后台相关部门,销售管理部要能够识别和组织相关部门人员。
(3)复盘什么内容
    典型的项目复盘内容包括项目背景信息(项目简介、规模、时间、结果、招标类型、评标标准)、开标情况(参与厂商、对应代理商、报价、各项标准得分、总体排名)、原因分析(产品技术、商务、交付等)、可复制的经验和改进措施。这些差不多就是一个项目的复盘内容,也可以增加单独的技术支持总结(FAE总结)、商务总结等。但是无论总结多少,基本的思路就是结果是什么、原因是什么、需要提升改进什么。
    按照这个模板复盘,我发现有很大的问题,直接描述结果,对于原因分析,大家都有各自的理解。汇报的项目信息失真,对项目过程也各执一词,争执不下。这里的原因是忘掉了复盘的一个核心原则是“真实还原过程”,整个模板里面没有按照时间线的过程描述,没有依据于发生的事实复盘,就变成了各说各话。
(4)复盘后的跟踪
    复盘后一般要有些后续的改进措施,或者是需要进一步分析的内容,有些会落实到工作计划,有些会进行二次复盘,有些只是一些改进的方向。我作为国代时进行的复盘,一般会跟下一步的销售工作安排结合在一起,会落实到销售的月度或周度工作计划中;我作为后台职能部门牵头的复盘,会给予一些建议,但是大多不了了之,执行的很少;我参与公司领导牵头的复盘,领导的安排会形成纪要,会由运营管理部去落实跟踪,往往是关键的1-2点核心内容,不会太细化,也有应付了事的情况。
一个项目复盘案例
    某欧洲客户项目丢标复盘,销售主导复盘,开标结果是我们价格排名第三(这个排名无从考证),交付无法满足客户期望,结果是丢标,原因是后台报价策略和交付评审问题,销售端无任何原因。项目运作半年多,由于没有描述过程,很多事情无法说清,而且后台参与项目的部分负责人没有参加复盘会。
    复盘会议后,后台部门翻看历史邮件才发现,部分影响价格的紧缺物料从市场抓货(高于正常采购价格)是国代确认买进的,以市场抓货价格报价也是国代确认的,复盘时,国代以全不知情应对。至于交付无法满足客户期望,投标前交付评审反馈交付周期之后,销售端并没有提出任何异议。而同样的报价逻辑,上个季度的项目经过几轮讨价还价是中标的,而该项目一轮报价结束直接丢标,无任何客户信息反馈。
    这是一个完全不以既往过程为原则的复盘,虽然是个案,但是我认为这反映了一个复盘的现状,即复盘变成了推卸责任和讲故事,不以事实为依据,完全抛却了复盘的本质。
项目复盘的“坑”
(1)复盘是为了推卸责任
    复盘的根本目的是学习,不是追究或推卸责任,如果是成功的项目复盘还好,无论复盘的质量如何,一般不会有太大的冲突和问题,但是失败的项目复盘,特别是领导参加的复盘,销售人员往往谨小慎微,不愿意暴露太多的项目问题,尤其是涉及到销售端责任的问题,往往复盘的信息避重就轻,对原因的分析也模棱两可,甚至有些不负责任的销售,会把项目丢标的责任推给后台,大部分原因是价格高,除非公示价格的项目,大多项目的价格高低无从考证,这些信息,有真有假,真假难辨。
(2)复盘变成了批斗会
    复盘要有一个坦诚的氛围,大家实事求是,目的是分析原因,寻求改进,不是为了批斗过去。但是要实现复盘的客观很难,所以要求复盘必须描述客观过程,最好贴出证据(当时的邮件),否则各执一词,大家为了不承担责任,就变成了互相批斗;或者领导抓住一点不放,训斥责任部门或个人,甚至让写检讨,就变成了公司对责任部门和个人的批斗。当然复盘完该承担责任要按照公司规定承担责任,但是复盘的过程必须是在一个相对宽容、宽松的环境中,否则下次复盘,为了不得罪人,更没有人讲实话。
项目复盘的改进
    为了避免以上项目复盘的问题,我提出了以下改进措施。
(1)后台部门预复盘
    复盘核心是实事求是,难点是实事发生的时间太久了,没人记得了,特别是涉及到后台部门,支持项目若干,谁会记得一个项目半年前发生的事情,突然复盘,更无法应对。我建议对于时间久的复杂项目,后台相关部门要预复盘,梳理项目发展的过程,找到事实根据,找到问题的根本原因,这个不是为了与销售端对抗,而是为了避免在大多数公司里面“销售为大”的原则下的错判,由于复盘是销售在汇报,后台部门只能是被动应对和担责。这个预复盘的举措也不是为了撇清责任,实则是为了将复盘拉入正轨的通道,实事求是,不能“言者为大”。
(2)第三方描述过程
    按照时间线,描述事件发生的过程,并提供邮件文档的证据,这是描述过程的方式。但是如果当事人处理,只会选择性的摘取过程,也不会实事求是的还原。这个如何解?我曾经想到一个方法,是不是可以第三方的身份去收集所有的过程邮件,并梳理事情发生的脉络,经过实践验证,这个方法是有效的,比如交付出现了问题,我不会让交付的人复盘,也不会让销售的人复盘,让第三方人员去收集所有过程邮件,会发现很多与当事人所描述的不一样的过程信息。
(3)直接业务负责人复盘
    复盘就像人生的反思,没有人愿意直击个人的痛点,所谓“往事不堪回首”,更何况这是涉及到个人的职业和考核,所以局外人复盘往往会走马观花,不可能涉及到根本,无论这个局外人是多大的领导,除非他(她)有很强的洞察力,否则复盘一定不是客观的。所以,我建议复盘的组织者和责任者,一定是深入参与到项目的直接上级领导。抓复盘,就是抓干部,对于海外就是抓国代,国代复盘销售,直线领导复盘国代。

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